Quản trị dự án thành công là kết quả như bạn đoán của truyền thông

Nếu bạn làm việc trong một tổ chức có cấu trúc ma trận, các thành viên tiềm năng của nhóm dự án được lựa chọn bởi những người quản lý, người giám sát và giám đốc - những người không phải là người quản lý dự án. Người quản lý dự án được giao những cá nhân này, những người sẽ hình thành thành một nhóm mà người quản lý dự án sẽ làm thành một đội. Nếu bạn nghi ngờ tầm quan trọng của các đội, hãy suy nghĩ về điều này - đầu ra của một cá nhân là một, đầu ra của nhóm nhỏ hơn tổng của các bộ phận (hoặc chính xác hơn, tổng tiềm năng của nó) vì nhiều lý do, bao gồm xung đột, egos, tính bất định , chương trình nghị sự và cam kết. Một đội, nói cách khác, có thể lớn mạnh hơn tổng của từng bộ phận (do đó tương đương với tiềm năng của nó). Một nhóm có thể trở thành một đội qua thời gian, đào tạo, cam kết với một mục đích chung, và sự ứng dụng của tài năng.

Một điều thường thách thức các nhà quản lý dự án mới là làm việc với nhóm, cá nhân, khách hàng, nhu cầu cạnh tranh, áp lực nội bộ và áp lực doanh nghiệp cụ thể cho một công ty. Làm thế nào để bạn xử lý tất cả những vấn đề này, và đảm bảo rằng tất cả mọi thứ có thể chuyển giao được chuyển giao tốt? Sự thật là tất cả các dự án được chuyển giao bởi con người, không phải các công cụ và các quy trình.

Câu trả lời là truyền thông. Muốn tìm hiểu, sau đó là được hiểu. Nhìn nhận truyền thông với ý nghĩa chính xác của nó - một vòng lặp phản hồi gửi và nhận tất cả các thông tin có liên quan. Đảm bảo rằng thông điệp được gửi đúng, được nhận và được hiểu và kết quả là hành động mong muốn được đồng ý. Điều bày có nghĩa là đặt nên sự kỳ vòng, có được sự đồng ý, và đạt được một cái nhìn chung rằng bạn không phải đồng ý với mọi ngời, và mọi người không cần phải đồng ý với bạn (đó là lý do chúng tôi nói về “sự đồng thuận”, và không đồng ý). Đôi lúc việc kiểm soát và việc đối lập có sự tôn trọng là một điều tốt- nó giữ cho mọi người “thật thà” và bạn cũng không nên tự vây quanh những người chỉ luôn đồng ý với mình, vì khi bạn tìm ra rằng bạn sai, nó đã quá muộn.

Một lưu ý nhanh về các bên liên quan chính và những người không phải là thành viên của nhóm của bạn nhưng có ảnh hưởng đáng kể - các nhà quản lý dự án ưu tú thực hiện phân tích các bên liên quan để tương tác với đúng người, vào đúng thời điểm và đúng cách. Hãy trở nên thoải mái với kỹ năng này, và học cách quản lý sự mong đợi của các bên liên quan.

Làm thế nào một nhà quản lý dự án mới có thể ứng phó với những điều mà lớp học không dạy? Trong trường hợp đầu tiên, khung hỗ trợ cần phải có ở đó.Bạn cần có người cố vấn, PMO và các đội, khả năng và phương tiện để chia sẻ kiến thức, tiếp cận với kinh nghiệm, học hỏi từ các nguồn có uy tín và từ ngườikhác, và môi trường để bạn có thể đặt câu hỏi. Các nghiên cứu và bài báo khoa học đã chỉ ra rằng; là người quản lý dự án, chúng ta phải luôn luôn cải tiến và tiến lên phía trước. Không chỉ là điểm CPD để duy trì PMP, mà là học tập bằng thời gian của riêng mình và theo cách của riêng mình. Hiểu được những lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện, và nếu bạn không biết - hãy đặt câu hỏi và thực hiện việc tự đánh giá thường xuyên. Đồng thời, tìm một người có những kỹ năng đó và học hỏi từ họ. Tự xem bản thân mình là một quá trình và thực hành Kaizen cá nhân; loại bỏ sự lãng phí và tìm cách để bạn có thể liên tục cải thiện.

Có bốn điều mà mỗi người quản lý dự án có thể làm (và nên làm). Những điều này không đòi hỏi sự đào tạo, chi phí, thời gian, mà chỉ cần thực hành:
1. Hãy (và luôn) tích cực. Các thành viên trong nhóm thường được truyền cảm hứng từ người lãnh đạo nhóm, do đó, sự tích cực có thể được lan tỏa;
2. Đừng quản lý chi tiết. Nhận những người giỏi, đặt ra những kỳ vọng và sau đó cho họ tự do những điều bạn cần họ làm. Quản lý chi tiét cũng gây phiền nhiễu, vì vậy, đừng làm điều đó. Nếu có thành viên trong đội cần được quản lý chi tiết, nên có một cuộc trò chuyện thẳng thắn để xem họ có phù hợp cho nhóm hay không;
3. Cung cấpnhiều ý kiến đóng góp mang tính xây dựng, nhưng đừng sa đà. Mọi người không thích nghe rằng họ sai, nhưng thường lắng nghe lời khuyên và những quan điểm khác;
4. Nếu bạn có một nhóm mười người, bạn có thể có mười ý tưởng rất tốt (và tất cả họ có thể tốt hơn của bạn!). Trân trọng những ý tưởng của nhóm, ngay cả khi bạn không sử dụng chúng (và nếu bạn không ' t sử dụng chúng, cho mọi người biết tại sao. Hầu hết, họ sẽ hiểu).

Cuối cùng, trên cương vị là trưởng nhóm dự án, chúng ta thường miễn cưỡng nói rằng không biết gì, vì mọi người đang tìm kiếm câu trả lời từ chúng ta. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa trả lời sai, so với dành thời gian cho nghiên cứu, thu thập dữ liệu để tìm ra câu trả lời tốt nhất dựa trên thông tin và kiến thức sẵn có có thể là sự khác biệt giữa thất bại và thành công. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án kỹ thuật và máy móc, trong đó không ai có thể trở thành chuyên gia về mọi mặt. Bạn có một nhóm - hãy sử dụng họ!