Tháng 7/2016 vừa qua, tôi - người đầu tiên đã đưa triết lý Kaizen về Việt Nam và lập ra Viện Kaizen Việt Nam - đã khá may mắn khi được tham dự chuyến đi trải nghiệm tại Nhật Bản lần thứ 2 và đi cùng một nhóm nhỏ là những người hoạt động trong lĩnh vực Kaizen ở các quốc gia trên thế giới để cùng khám phá ra phương pháp mà những công ty Nhật Bản đã áp dụng để tối đa hóa năng suất và hiệu quả sản xuất trong tất cả sản phẩm mà họ tạo ra.
Lịch sử của chuyến đi trải nghiệm thực tế đầu tiên của người sáng lập triết lý Kaizen.
Cuộc hành trình về cải tiến tinh gọn của ông Masaaki Imai bắt đầu vào năm 1950 ở độ tuổi 26 đã đưa những người ở cấp quản lý từ Nhật Bản đi tham quan những giống thực vật của Mỹ, tìm kiếm bí quyết làm sao có thể đạt được năng suất và hiệu quả cao. Năm 1961, ông đã trở về Nhật Bản và trở thành doanh nghiệp tuyển dụng và tư vấn đầu tiên cho những doanh nghiệp chủ yếu phấn đấu để đạt được lợi thế cạnh tranh. Và 20 năm sau đó, tình thế đã bị đảo ngược, ông Imai đã đón tiếp được rất nhiều doanh nghiệp khách mời đến từ khắp mọi nơi trên thế giới mong muốn tìm kiếm những bí quyết kinh doanh thương mại của đối tác người Nhật, thông qua chuyến đi học tập của Kaizen.
Ấn tượng chung của tôi đó là Văn hóa Nhật bản là một nơi tập trung vào việc cung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao. Tôi tin rằng đạo lý này chắc chắn đã tồn tại từ thời cổ đại và đã đã được lưu truyền lại cho tới thế giới hiện đại ngày nay qua những công ty lớn như Toyota, Lexus Sony và Panasonic…
Khi nhóm của chúng tôi đi tham quan nhà máy của Toyota tại Tsutsumi, chúng tôi đã thấy Năng suất đã bị tác động như thế nào với sự theo đuổi không ngừng nghỉ việc loại trừ lãng phí trong công việc mà mỗi người lao động đã tạo ra. “MUDA” là một từ tiếng Nhật và được mọi người hiểu như là “sự lãng phí”. Và triết lý của Kaizen hay được hiểu là sự cải tiến liên tục có nghĩa là, mỗi người đều phải nhìn về một hướng để cải thiện năng suất, mọi ngày và mọi nơi.
Mỗi người công nhân hiểu chính xác những gì mà họ đang làm, trình tự mà họ làm công việc của mình và nơi làm việc của họ cũng sẽ được thiết lập và tổ chức theo một khuôn mẫu cho phép họ tiếp nhận sự tiến triển trơn tru, theo dòng tự nhiên bởi vì họ đang lặp đi lặp lại những nhiệm vụ trên cùng một nhịp điệu. Thoạt nhìn ban đầu, nó sẽ xuất hiện giống như họ là những người máy và nó giống như một loại hình lao động cực nhọc. Tuy nhiên, khi nhìn sâu vào vấn đề, nó biểu lộ rằng họ đang thư giãn có mục đích và không có dấu hiệu nào của áp lực bởi vì họ đang làm việc trong sự hòa hợp.
Không còn điều gì phải nghi ngờ rằng đây là một hệ thống làm việc với năng suất và hiệu quả rất cao và khi mọi thứ đi vào quỹ đạo nó sẽ trở nên cân bằng. Thậm chí nếu có sự cố bất ngờ xảy ra, những người công nhân sẽ gọi sự trợ giúp của “Andon” là một nhóm chuyên gia sẽ nhanh chóng tới hỗ trợ kịp thời cho công nhân để phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự cố vừa xảy ra, đưa ra những hành động sửa chữa kịp thời và sau đó cho phép mọi thứ tiếp tục đi vào hoạt động như bình thường.
Trong suốt chuyến đi kéo dài một tuần, chúng tôi đã tham quan được rất nhiều loại hình sản xuất công nghiệp đa dạng khác nhau, từ sự tự động hóa, ngành thực phẩm, cơ khí, chế tạo máy và cả bệnh viện. Câu chuyện vẫn còn được lưu truyền lại thế hệ sau và không có gì phải nghi ngờ trong tâm trí tôi nữa, rằng đây chính là công thức của sự thành công.
Lời khuyên của tôi là đừng nên phân tán tư tưởng rằng những công cụ cải tiến tinh gọn chính là lời giải đáp. Đúng, là nó có thể giúp nhưng nó chỉ đơn thuần là sự mở rộng của quá trình giải quyết vấn đề và làm xúc tác để việc loại trừ sự lãng phí diễn ra không ngừng, điều đó sẽ làm thúc đẩy năng suất, giảm thời gian quản lý, chi phí và cải thiện chất lượng.
Kết luận chủ yếu của tôi, từ chuyến đi Nhật Bản này chính là triết lý Kaizen đã kéo theo tất cả nhân viên cùng nhìn vào vấn đề: họ thực hiện công việc của mình như thế nào và đào tạo họ những kỹ năng cơ bản để nhận biết sự lãng phí, tổ chức nơi làm việc và giải quyết vấn đề cũng là những yếu tố góp phần cho sự thành công ở tất cả những công ty, doanh nghiệp mà chúng tôi đã tham quan.
Đây là điều mà đất nước Việt Nam đang xem như một thử thách, chúng tôi có vẻ như đang bị bỏ lại phía sau các quốc gia phát triển kinh tế, đặc biệt là những quốc gia có các doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động trên lãnh thổ của họ. Chúng tôi phải nắm lấy phương thức này nhanh chóng nếu chúng tôi muốn duy trì và cải thiện được năng suất và nhận ra rằng đây chính là xu hướng chung mà tất cả mọi người sẽ đi theo.
Ph.D. Nguyễn Hiệp
Giám đốc Viện Kaizen Việt Nam