Thực hiện quy trình chất lượng không có nghĩa là không cần cải tiến thêm các thay đổi. Trên thực tế, hầu hết các quá trình chất lượng đều được xem xét định kỳ và các phát hiện sau đó được thực hiện như các quá trình đã thay đổi. Quá trình xem xét này nhằm mang lại sự thay đổi tích cực trong toàn bộ quá trình, khi được thực hiện chính thức với tất cả các nhân viên liên quan.
Các sự kiện Kaizen có thể được coi là một bước chủ động trong các tổ chức mà ban quản lý mong muốn một ngày nào đó được chứng nhận Six Sigma và có thể được coi là một bước phản ứng đối với những tổ chức có điểm Sigma thấp. Giống như Six Sigma hiện đang chuyển sang lĩnh vực phi sản xuất, Kaizen cũng đang trở thành một phần của lĩnh vực phi sản xuất.
Tập hợp các nhà quản lý doanh nghiệp trong một đơn vị phi sản xuất tại sự kiện Kaizen rất hữu ích cho bất kỳ công ty nào cho dù có chứng nhận Six Sigma hay không. Trên thực tế, đôi khi việc đưa các nhà quản lý doanh nghiệp đến một địa điểm trong một đơn vị phi sản xuất sẽ dễ dàng hơn vì họ có thể được đặt tại cùng một cơ sở. Hơn nữa, các nhân viên trong một đơn vị phi sản xuất có thể cùng tuyến kinh tế xã hội và có thể suy nghĩ giống nhau. Nhân viên của đơn vị sản xuất đến từ các tầng lớp xã hội khác nhau và cần rất nhiều kiên nhẫn để khiến mọi người đồng ý với bất kỳ thay đổi hoặc phát triển quy trình mới nào.
Các sự kiện Kaizen có thể được coi là rất quan trọng trong quy trình phi sản xuất vì nhiều quy trình trong một tổ chức dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Đánh giá định kỳ và cải tiến các quy trình giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức một cách toàn diện. Sự kiện Kaizen ở các đơn vị phi sản xuất không chỉ giúp xem xét các quy trình cụ thể và xem xét từ tất cả các chủ sở hữu quy trình kinh doanh, nó còn hoạt động như một nền tảng tuyệt vời để giáo dục những người mới trong công ty về cam kết của tổ chức đối với chất lượng.
Giáo dục các thành viên trong nhóm về quy trình và lặp lại hiệu quả của quy trình là những sản phẩm phụ tuyệt vời của Sự kiện Kaizen. Tuy nhiên, Sự kiện Kaizen không thể được coi là các cuộc họp thông thường để thảo luận về một chương trình nghị sự. Những sự kiện này cần được xây dựng để mang lại giá trị tối đa cho tất cả những người tham dự. Thông thường, có một người được chỉ định với tổ chức, người dẫn dắt Sự kiện Kaizen. Các đơn vị phi sản xuất thậm chí có thể quyết định luân chuyển người được chỉ định vì hầu hết các giám đốc doanh nghiệp đều có trình độ tương đương nhau.
Nếu bạn dự định tổ chức Sự kiện Kaizen trong lĩnh vực kinh doanh phi sản xuất của mình, bạn nên làm cho sự kiện theo một cấu trúc chặt chẽ. Ngoài ra, tất cả các phương pháp hay nhất cho cuộc họp cũng cần được tuân thủ. Cuộc họp nên tập trung vào các đánh giá trong tay và nỗ lực của người lãnh đạo không được để chủ đề chệch khỏi chương trình nghị sự chính thức. Nghỉ giải lao đúng thời gian, không khuyến khích các cuộc trò chuyện bên lề và tài liệu về tất cả các cuộc thảo luận là một số thủ tục tiêu chuẩn được thực hiện trong một sự kiện Kaizen.
Chuẩn bị sẵn sàng là một trong những cách quan trọng để thành công trong sự kiện Kaizen và điều đó có thể áp dụng cho cả đơn vị sản xuất và phi sản xuất. Người lãnh đạo phải được chuẩn bị phù hợp với các tài liệu, sơ đồ và màn hình hiển thị để điều hành toàn bộ nhóm trong quá trình một cách hiệu quả. Một Sự kiện Kaizen được suy nghĩ một cách lỏng lẻo không chỉ có thể phản tác dụng mà còn có thể làm mất động lực cho toàn bộ nhóm.
Các sự kiện Kaizen trong các đơn vị phi sản xuất có thể giúp chẩn đoán quy trình nhưng nó vẫn cần được thực hiện thường xuyên để có thể theo dõi các cải tiến xảy ra trong quy trình. Một trong những điểm khác biệt chính trong các sự kiện Kaizen giữa đơn vị sản xuất và phi sản xuất là địa điểm tổ chức sự kiện. Trong các đơn vị sản xuất, các sự kiện có thể được tổ chức trên chính sàn cửa hàng trong khi trong trường hợp các sự kiện phi sản xuất, cuộc họp có thể được tổ chức trong phòng họp hoặc phòng họp. Trong các đơn vị sản xuất, người lãnh đạo cuộc họp sẽ cần phải tập trung vào các vấn đề cốt lõi ngay lập tức trong khi ở một đơn vị phi sản xuất, cũng có thể có một số lượng phiên giáo dục hoặc tương tác.
Có thể đạt được tiến bộ nhanh chóng trong quá trình tuân thủ chất lượng với Sự kiện Kaizen. Trên thực tế, có thể dễ dàng theo dõi các sự kiện Kaizen ở các đơn vị phi sản xuất, những đơn vị không có quy trình cải tiến chất lượng và quy trình kinh doanh lớn. Tinh thần Kaizen có thể được thực hiện trong tổ chức với Sự kiện Kaizen và có thể đóng một vai trò quan trọng lâu dài trong việc đạt được các mục tiêu chất lượng của các nhà quản lý doanh nghiệp.