Về cơ bản, chúng tôi đều tin rằng tiêu chuẩn sẽ đảm bảo tính nhất quán. Nếu điều này là đúng, vậy tại sao chúng ta không tiêu chuẩn hóa trên một phương pháp một cách triệt để của các chuyên viên đào tạo? Nhiều người nghĩ rằng miễn là phát triển công việc đạt chuẩn của một dạng hay những dạng khác nên dẫn dắt đến kết quả của sự nhất quán. Đơn giản là điều đó không đúng.
Nền tảng của Tinh gọn – Huấn luyện trong ngành công nghiệp
Ý nghĩa của Âm và Dương trong chuẩn hóa đào tạo?
Tất cả chúng ta đều đã hiểu, tiêu chuẩn là một phần của cuộc sống trong giới kinh doanh và chúng đang nhận được ngày càng nhiều sự quan tâm do các công ty sẽ dần dần hoàn thiện hơn. Một số trong các bạn có thể nhận thức và sử dụng những tiêu chí sau đây:
- Tiêu chuẩn công việc.
- Bảng Tiêu chuẩn công việc.
- Bảng tiêu chuẩn kết hợp công việc.
- Người lãnh đạo tiêu chuẩn công việc.
Nhiều bạn đã quen với các hệ thống tiêu chuẩn quản lý như ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, những tiêu chuẩn với mục đích đảm bảo rằng tất cả các công ty tuân thủ theo những tiêu chuẩn sẽ thiết lập những hệ thống quản lý cơ bản nền tảng để đảm bảo chất lượng, trách nhiệm với môi trường và sự an toàn lao động. Những tiêu chuẩn này khuyến khích việc sử dụng các quy trình chuẩn, phương pháp, kế hoạch kiểm soát và bảng hướng dẫn công việc.
Một phương pháp đào tạo tiêu chuẩn hóa mạnh mẽ là rất cần thiết để đảm bảo rằng một quá trình chuẩn được thực hiện bởi những người chưa đạt chuẩn. Quá trình mạnh mẽ đó phải xác định 2 phần quan trọng: Bộ tài liệu tiêu chuẩn và quá trình đào tạo tiêu chuẩn – Phần âm và phần dương của đào tạo tiêu chuẩn.
ÂM/DƯƠNG
Biểu tượng của Âm dương được gọi là Taijitu. Từ Âm có nghĩa là mặt tối, còn từ Dương có nghĩa là mặt sáng.
Âm và Dương là 2 nửa khi ghép lại tạo thành một khối cân bằng. Âm và Dương cũng là điểm bắt đầu sự thay đổi. Khi một thứ được xem là trọn vẹn, có nghĩa là nó không thay đổi và đầy đủ. Vậy nên khi bạn tách chúng ra làm hai nửa – âm/ dương, nó sẽ làm đảo lộn sự cân bằng của sự trọn vẹn. Điều này bắt đầu việc hai nửa đuổi theo nhau bởi vì chúng tìm kiếm một sự cân bằng mới với nhau.
Khi chúng tách ra làm 2 nửa, sự cân bằng của khối sẽ bị phá vỡ. Hay nói cách khác, một người không thể đào tạo nhân viên hiệu quả chỉ bằng cách cho phép họ đọc và tham khảo tài liệu và người đó cũng không thể đào tạo nhân viên hiệu quả bằng cách huấn luyện họ mà không cần phải tham khảo tài liệu chuẩn.
Hướng dẫn công việc đào tạo trong ngành công nghiệp
Nếu không đi vào lịch sử của việc huấn luyện trong ngành công nghiệp và đặc biệt là các module của hướng dẫn công việc, nó sẽ đủ để nói lên rằng nhiều người cân nhắc việc huấn luyện trong ngành công nghiệp là nền tảng của hệ thống sản xuất Toyota. Cùng với những ảnh hưởng khác như giáo điều của Hengry Ford và Tiến sỹ Deming, khởi xướng những gì mà chúng ta đang tham khảo như Cải tiến tinh gọn.Việc huấn luyện trong ngành công nghiệp được dựa trên phát triển những phẩm chất lãnh đạo ở các cấp giám sát và tôn trọng con người.
Một phương pháp tiêu chuẩn trong bản hướng dẫn công việc của huấn luyện trong ngành công nghiệp giảng dạy các giám sát viên làm thế nào để đào tạo những người khác một cách hiệu quả và tôn trọng.
Phần Dương của Hướng dẫn công việc, tài liệu tiêu chuẩn, được gọi là bảng công việc thất bại và cơ bản trông như thế này:
|
CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG
|
Ý CHÍNH
|
LÍ DO
|
|
What: Một phân khúc lý luận của hoạt động khi điều gì đó xảy ra thúc đẩy công việc.
|
How: Một trong những bước bất kỳ có thể là:
- Tạo hoặc phá vỡ công việc.
- Gây tổn thương người lao động.
- Làm công việc dễ dàng hơn.
|
Why: Lí do cho mỗi ý chính.
|
Đây không phải là một bảng hướng dẫn công việc chi tiết bởi vì nó chỉ nhắc đến nội dung “các bước quan quan trọng” trong cột đầu tiên. Nó rất dễ dàng để đọc với những nhận định/ cụm từ được đánh dấu và loại bỏ những từ không có giá trị gia tăng. Nó rất dễ để tham khảo như một người đang huấn luyện. Đây là tài liệu mà người huấn luyện viên sẽ sử dụng khi đào tạo người khác. Nó là bản tiêu chuẩn “gian lận” (cheat sheet) của họ mà được sử dụng mỗi khi có nhân viên mới được đào tạo. “Ý chính” là quan trọng đối với quá trình đào tạo và được nhấn mạnh. Cột thứ 3 là cột “tôn trọng” dùng để giải thích tại sao điểm mấu chốt rất quan trọng và không chỉ cho phép chúng tôi chỉ giải thích cho một người làm việc gì mà còn phải giải thích tại sao nó quan trọng. Thông tin này tôn vinh tư duy của con người.
Âm - Quá trình đào tạo tiêu chuẩn – Sự lặp lại 7 lần
Phần Âm của Hướng dẫn công việc, quá trình đào tạo tiêu chuẩn được dựa trên việc sử dụng tất cả các giác quan (thị giác, xúc giác, thính giác), tôn trọng khả năng học tập của mỗi người và dựa vào một phần quá trình học tập, ứng dụng, học hỏi về quá trình, tiếp tục ứng dụng…..và lặp lại, thế nên mọi người có thể học hỏi phương pháp và xây dựng kiến thức và kỹ năng theo thời gian. Quá trình diễn ra trên mô hình sau đây:
Huấn luyện viên (sử dụng tham khảo mọi lúc)
1. Thực hiện hoạt động bằng lời nói tuyên bố là “bước quan trọng” trong cột 1.
2. Lặp lại quá trình trên và lần này cũng nêu lên “các ý quan trọng” trong cột 2.
3. Lặp lại quá trình trên và lần này lại nêu lên “lí do” tại sao chúng lại là ý quan trọng.
- Người tập huấn (được huấn luyện bởi các huấn luyện viên).
4. Thực hiện quá trình này âm thầm (huấn luyện viên sẽ sửa bất kỳ lỗi nào).
5. Lặp lại bước 4 và lần này nêu lên mỗi “bước quan trọng” như họ đang thực hiện nó.
6. Lặp lại bước 4 và lần này nêu lên mỗi “ý chính” như họ đang thực hiện.
7. Lặp lại bước 4 và lần này lại nêu lên mỗi lí do cho mỗi ý chính.
Người huấn luyện và cả người tham gia huấn luyện có thể xác định tại thời điểm này nếu có thêm sự lặp lại nào đều cần thiết để đảm bảo năng lực và hiểu biết đầy đủ.
Bây giờ, tất nhiên là những gì chúng tôi đã cung cấp cho bạn một lời giải thích đơn giản về sức mạnh của việc huấn luyện trong ngành công nghiệp, hướng dẫn công việc. Những việc mà nhấn mạnh tầm quan trọng không chỉ có tài liệu tiêu chuẩn mà còn phải có quá trình đào tạo để đảm bảo năng lực và sự hiểu biết cho tất cả mọi người. Việc huấn luyện trong ngành công nghiệp, hướng dẫn công việc có nhiều lĩnh vực hơn những gì được viết trong bài viết này, bao gồm phương pháp tiêu chuẩn của truyền thống trong hướng dẫn công việc thông qua sự mô tả và phản hồi tích cực. Nói cách khác, người ta phải tìm ra một nguồn để được đào tạo phù hợp trong việc huấn luyện trong ngành công nghiệp, hướng dẫn công việc trước khi cố gắng để triển khai dựa trên bài viết này. Một trong những nguồn cung cấp đào tạo việc huấn luyện trong ngành công nghiệp, hướng dẫn công việc là Viện Kaizen.
Để biết thêm thông tin liên quan đến việc huấn luyện trong ngành công nghiệp, hướng dẫn công việc ở định dạng video, vui lòng truy cập vào đây.
Nguyên tắc chính là không gián đoạn toàn bộ. Mội tài liệu chuẩn chính nó sẽ không làm tốt khi không có quá trình đào tạo tiêu chuẩn mạnh mẽ và được tôn trọng. Bản thân chính của quá trình đào tạo tiêu chuẩn sẽ không thực hiện tốt nếu không đọc tài liệu tiêu chuẩn đơn giản dễ dàng. Hai khối phải duy trì tạo nên một hiệu quả đào tạo thực tế.