Nếu như công ty của bạn không thể thực hiện 5S, hãy thử 1S – và dừng lại. Nếu công ty của bạn không thể duy trì sự cố gắng 5S vậy thì công ty bạn không chỉ nên ngừng lại mà hãy xem xét kỹ lưỡng toàn bộ qui trình cải tiến cho đến khi 5S được thực hiện tối thiểu trong 1 quy trình, tập trung vào lĩnh vực sử dụng phương tiện (máy móc, công cụ).
Hãy đừng lãng phí thời gian nữa mà hãy cố gắng ngăn chặn sự lãng phí.
Đó là một sự lãng phí lớn cho một công ty để tiêu tốn hàng ngàn hoặc hàng triệu đô về quá trình chuyển giao cải tiến chỉ để được thấy phương pháp làm việc theo lối cũ bởi vì công ty không thể duy trì và xây dựng những cải tiến mà họ đã tạo ra.
Để đạt được 5S, chúng ta không bàn về việc liên tục đạt được 80-90% về đánh giá hàng tháng 5S chỉ để cho thấy một chức năng của một bộ phận đang đạt được KPI nội bộ. Chúng ta đang nói về việc sống theo đúng tinh thần của 5S. Để đạt được 5S phải bao gồm:
- Bảo đảm tất cả những mục quan trọng, linh kiện, vật liệu, công cụ, chương trình, tài liệu, phụ tùng, thiết bị và cả số lượng (nếu có) được đặt tại nơi phù hợp đúng thời điểm, điều đó sẽ dẫn tới mức tối thiểu hàng tồn kho, chờ đợi, di chuyển và vận chuyển.
- Đảm bảo tất cả các thành phần, vật liệu,… là đều ở tình trạng tốt và được giữ sạch sẽ theo tiêu chuẩn hình ảnh rõ ràng.
- Giữ trạng thái trống trong khu vực không được sử dụng thường xuyên theo mỗi tiêu chuẩn đã xác định (bao gồm bụi bẩn, đồ dơ và các nguồn ô nhiễm).
- Tuân thủ theo những tiêu chuẩn của công ty quốc tế và địa phương đang hiện diện và thực thi.
- Sự tham gia tích cực của tất cả các cấp quản lý trong việc giải quyết các vấn đề thực tại.
- Thành lập những biện pháp phòng ngừa để loại bỏ sai lầm trong việc phân loại, sắp xếp thứ tự và rõ ràng.
- Tối thiểu mỗi ngày phải kiểm tra tuân thủ đúng theo tiêu chuẩn nhưng tốt nhất là kiểm tra liên tục như một việc cơ bản tự nhiên.
- Sự chuyển tiếp từ “quản lý bằng kết quả” (nghĩa là tập trung chủ yếu vào việc đạt được mục tiêu tỉ lệ đánh giá 5S) sang “quản lý bằng phương tiện” (tổ chức trình tự trong việc cải thiện tinh thần).
- Cần hiểu biết rằng sự duy trì bao gồm việc định hình những vấn đề và việc định hình những giải pháp để giải quyết vấn đề đó.
- Tập trung vào huấn luyện, không phải là lập chính sách.
5S là một ứng dụng nền tảng tuy không được coi trọng ở phương Tây nhiều như đáng ra nó phải được coi trọng hơn nữa. Nó được xem như một ứng dụng nền tảng bởi vì rất nhiều ứng dụng hữu ích khác và công cụ cải tiến Kaizen đã được xây dựng trên khả năng duy trì thông qua những cải tiến liên tục ở nơi làm việc. Một số nhà kinh doanh tiền bối lâu năm đã chứng minh sự duy trì trong một hoặc hai năm trước khi họ tiến hành công đoạn hoặc khu vực tiếp theo. Nếu doanh nghiệp không thể duy trì nơi làm việc của họ thì làm sao doanh nghiệp đó có khả năng duy trì và cải thiện về số lượng và ứng dụng kanban, những hoạt động vận chuyển hàng hóa, những vận hành chuyển đổi nhanh, tiêu chuẩn công việc, từng dòng chảy công đoạn. v.v…
Giống như trò chơi đánh gôn, 5S rất dễ hiểu nhưng khó để chơi thành thạo. Nó đòi hỏi tính kỷ luật, tuân thủ theo tiêu chuẩn và đòi hỏi khả năng thích nghi nhanh chóng để thay đổi theo hoàn cảnh.
Trong cuốn sách kinh điển “Từ tốt đến vĩ đại” (của Harper Collins Publishers, 2011), Jim Collins đã động viên chúng ta tạo ra một “danh sách việc ngừng làm”. Về mặt tổ chức, chúng tôi đã nghĩ điều này như một hành động sàng lọc (chữ S đầu tiên) trong ứng dụng các hoạt động kinh doanh phổ biến và truyền thống mà đang gây trở ngại cho những nỗ lực tiến hành 5S. Đối với việc sàng lọc, chúng tôi phải trả lời “Những hành động và hành vi nào trong tổ chức đang ngăn cản chúng tôi đạt được 5S?”. Sự quản lý lâu dài và hành vi của tổ chức và sự thực hành đều phải trải qua thử thách. Nguồn gốc nguyên nhân dẫn đến tại sao 5S không được hoàn thành cần được phân tích để cải thiện hơn nữa. Nó có thể bao gồm:
- Trọng tâm của 5S KPI.
- Những phần chưa đạt được trong 5S KPI.
- Quyết tâm đi theo 5S áp dụng cho nhiều lĩnh vực trước khi chứng minh khả năng duy trì nó trong 1 lĩnh vực nhất định.
- Thiếu sự tham gia quản lý.
- Thực hiện kiểm tra tại thời điểm thay vì kiểm tra liên tục.
- Bộ phận tập trung vào những gì đã loại trừ khả năng duy trì và cải thiện những khu vực dùng chung.
- Thiếu đào tạo huấn luyện.
Dù nguyên nhân gì dẫn tới việc bạn không hoàn thành 5S, hãy đặt nó vào danh sách ngừng làm từ ngày hôm nay. Dừng ngay hành động đó để một văn hóa cải tiến liên tục thực sự có thể được duy trì.
Tóm lại nếu bạn không thực sự đạt được 5S?
1. Hãy thử 1S – Stop.
2. Xác định nguyên nhân gốc rễ bằng việc loại bỏ những tập quán và hành vi truyền thống.
3. Tạo ra một bản danh sách “công việc ngừng làm” (stop doing) và đưa ra được nguyên nhân.
4. Lựa chọn một lĩnh vực để đạt được sự duy trì công việc và quy trình cải tiến liên tục càng sớm càng tốt.
5. Bắt đầu lại quá trình PDCA (Plan - Do - Check - Action).
5S là một yếu tố vô cùng quan trọng của một trong những phương pháp chuyển giao cải tiến nhưng nó vẫn chưa được mọi người quan tâm xứng đáng. Nếu như bạn thật sự không thể đạt được 5S như đúng ý nghĩa của nó, đôi khi hướng giải quyết tốt nhất là nên NGỪNG LẠI.